Rekrytoinnin tietosuojailmoitus

VTT:n rekrytointiin liittyvät henkilötiedot.

Rekisterinpitäjä:

Nimi: Teknologian Tutkimuskeskus VTT Oy (”VTT”), Y-tunnus: 2647375-4 
Osoite: Tekniikantie 21, 02150 Espoo

Tietosuojavastaava:

Osoite: Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy, Kirjaamo, PL 1000, 02044 VTT00
Sähköposti: [email protected] (tietosuojavastaava ja tietoturvapäällikkö sijaisineen)

Rekisterinpitäjä voi käsitellä seuraavia työnhakijoiden työsuhteiden aloittamisen kannalta välittömästi tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät mahdolliseen rekrytointiin työsuhteeseen VTT:llä:

Perustiedot, kuten

• Etu- ja sukunimet, sähköposti
• Työhakemus ja työnhakuprosessiin sisältyvät muut tiedot, kuten kielitaito, koulutus- ja tutkintotiedot, CV:ssä annetut tiedot
• Henkilö- ja soveltuvuusarviointeja varten kerätyt tiedot
• Mahdollinen videohaastattelu ja siinä annetut tiedot, perusmuotoisen turvallisuusselvityksen tulosten tiedot
• Työnhakijan ilmoittamien suosittelijoiden antamat tiedot
• Rekrytoinnin etenemiseen ja mahdolliseen karsintaan liittyvät tiedot
• Työsuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärä
• Työsopimus ja sen sisältämät ehdot, kuten rahapalkka ja muut palkitsemistavat ja etuudet

Henkilötietoja käytetään rekrytointiin liittyvissä toimenpiteissä. Näitä toimenpiteitä ovat: kandidaattien arvioiminen ja valitseminen, rekrytointiprosessiin liittyvä yhteydenpito hakijoihin, haastatteluiden ja soveltuvuustestien toteuttaminen, haastattelujen arviointi ja soveltuvuustestien tulosten läpikäynti, perusmuotoisen turvallisuusselvityksen toteuttaminen, rekrytointiin liittyvän raportointidatan kerääminen sekä mahdollisiin oikeusvaateisiin vastaaminen ja puolustautuminen. Jotta VTT voi hyödyntää valitsematta jääneen työnhakijan tietoja muissa mahdollisissa nykyisissä ja tulevissa avoimissa tehtävissä, voi VTT erikseen pyytää hakijaa liittymään hakijayhteisöön, Talent Communityyn. Hakijayhteisön jäsenille lähetetään tietoja hakijaprofiiliin sopivista työpaikoista sekä muita ajankohtaisia uutisia liittyen VTT:n avoimiin työpaikkoihin.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteen tai useampaan alla luetelluista perusteista:

4.1 Lakisääteinen velvoite

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen mukainen lakisääteinen velvoite, kun käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Tästä on kyse esimerkiksi silloin, kun rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja rekrytoidakseen sopivimman kandidaatin.

4.2 Sopimus

Työnhakijoiden henkilötietojen käsittely perustuu rekrytointiin ja rekrytointiprosessiin liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

4.3 Oikeutettu etu

Käsittelyn oikeusperusteena on osittain tietosuoja-asetuksen mukainen oikeutettu etu.  Työnhakija ja työntekijä voivat kohtuudella odottaa, että heidän henkilötietojaan käsitellään yllä kohdassa 3 kuvattuihin tarkoituksiin, ja käsittely on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn etujen välisen intressipunninnan perusteella oikeutettua, sillä käsittelyn vaikutus rekisteröityyn on suotuisa (rekrytointiin liittyvä henkilötietojen käsittely) ja käsittelyyn on kohdistettu toimenpiteitä jotka suojaavat rekisteröidyn etuja (esimerkiksi tietoturvasta huolehtiminen kohdan 10 mukaisesti).  Rekisterinpitäjällä on oikeus käsitellä henkilötietoja oikeutetun edun nojalla, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut.

4.4 Suostumus

Käsittely voi perustua myös rekisteröidyn suostumukseen siinä määrin, kuin lainsäädäntö sitä edellyttää. Rekisteröidyllä on aina oikeus peruuttaa suostumuksensa. Oikeuden käyttäminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti henkilöltä itseltään.

Tietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn suosittelijalta ja rekrytointikonsultilta.

Rekisterinpitäjä voi kerätä rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja myös muista lähteistä, ellei kyse ole henkilöluottotiedoista tai rikosrekisteritiedoista työntekijän luotettavuuden selvittämiseksi, jolloin suostumusta ei edellytetä.

VTT luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, jos tämä on tarpeellista palveluun liittyvistä teknisistä syistä ja/tai soveltuva lainsäädäntö edellyttää luovuttamista.

Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu seuraaville palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun:

• HR-hallinnon IT-järjestelmien toimittajille
• Tallennustilapalveluiden toimittajille
• Rekrytointikonsulteille
• Soveltuvuusarvioinnin toimittajille
• Videohaastattelupalveluiden toimittajille

Tämän lisäksi, rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja toimivaltaisille viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi.

Tiedot luovutetaan asianmukaisin sopimusjärjestelyin Tietosuoja-asetuksen ja soveltuvan lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Listaus rekrytointijärjestelmän alihankintana suorittavista datan käsittelijöistä:

List of TalentAdore VRA sub-processors

Henkilötietoja voidaan siirtää EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Tietojen siirrossa noudatetaan tietosuoja-asetuksen asettamia vaatimuksia. Mikäli ei ole käsillä kohdemaan kattavaa komission päätöstä tietosuojan riittävyydestä, VTT voi käyttää muun muassa komission kulloinkin hyväksymiä kansainvälisiä tiedonsiirtoja varten laadittuja mallisopimuslausekkeita. 

Yllä kohdassa 2 mainitut henkilötiedot eivät ole automaattisen päätöksenteon kohteena. 

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.  Tämän jälkeen tiedot tuhotaan ellei niiden käsittelylle ole edelleen soveltuvaa käsittelyperustetta. Säilytysajoissa otetaan huomioon esimerkiksi lainsäädännön mahdollistamat kanneajat sekä työnantajan velvollisuudet. VTT säilyttää hakemuksia rekrytointijärjestelmässä 24 kk hakuajan umpeutumisesta. Avoimia hakemuksia säilytetään 24 kk hakemuksen viimeisestä päivityksestä. Hakijayhteisössä (Talent Community) tiedot säilytetään aina 12kk kerrallaan ja yhteisön jäsen voi erikseen pyytää poistamaan nämä.

Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein luvattomalta käsittelyltä ja pääsyltä. Henkilötiedot tallennetaan rekrytointijärjestelmään ja suojataan muun muassa seuraavilla menettelyillä: pääsynhallinta, palomuurit, salasanajärjestelyt. Pääsy henkilötietoihin on rajattu henkilöihin, jotka ovat sitoutuneet salassapitoon.

Lisäksi työsopimukset tallennetaan paperisina VTT:n henkilöstöosastolla. Henkilötiedot tallennetaan teknisesti turvalliseen paikkaan. Fyysinen pääsy tietoon rajataan pääsyoikeuksin ja turvatoimenpitein. Lisäksi pääsy tietoon rajataan mm. palomuurien ja teknisin turvakeinoin. Pääsy henkilötietoihin on rajattu tiettyihin nimettyihin henkilöihin, jotka ovat sitoutuneet salassapitoon.

Rekisteröidyllä on seuraavat, tässä kohdassa 11 kuvatut oikeudet, joita voidaan rajoittaa tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Rekisteröity voi toteuttaa nämä oikeutensa olemalla yhteydessä kohdan 1.3 yhteystietoja käyttäen rekisterinpitäjään tai suoraan VTT:n rekrytointiin osoitteella [email protected].

11.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Pyyntö osoitteeseen [email protected].

11.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada oikaistua rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä ja puutteelliset henkilötiedot täydennettyä. Hakuajan aikana hakija voi itse muuttaa omia tietojaan. Hakuajan umpeuduttua pyyntö lähetetään osoitteeseen [email protected].

11.3 Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot mm. seuraavissa tilanteissa: (i) niitä ei enää tarvita tarkoituksiin, joihin ne kerättiin tai joihin niitä muuten käsiteltiin,  (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen eikä käsittelyyn ole muuta perustetta, (iii) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; (iv) henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; tai (v) rekisteröity vastustaa käsittelyä rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla. Pyyntö lähetetään osoitteeseen [email protected].

11.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rajoitusta henkilötietojen käsittelyyn mm. seuraavissa tilanteissa: (i) rekisteröity kiistää tietojen paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä. Pyyntö lähetetään osoitteeseen [email protected].

11.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (Tietosuoja-asetus artikla 20)

Jos rekisteröity on itse toimittanut henkilötietonsa rekisterinpitäjälle, rekisteröidyllä on oikeus saada kyseiset henkilötiedot sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:

• käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• käsittely perustuu joko rekisteröidyn suostumukseen tai rekisteröidyn henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen, esimerkiksi työsopimuksen, täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.   

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta siirtää tietoja järjestelmästä toiseen, jos kyseisiä henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun tai lakisääteisen velvoitteen perusteella.

11.6 Oikeus vastustaa käsittelyä (Tietosuoja-asetus artikla 21)

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

11.7 Oikeus tehdä valitus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille, jos rekisteröity katsoo, että hänen oikeuksiaan on EU:n tietosuoja-asetuksen valossa loukattu.