Yritykset eri puolilla maailmaa pohtivat, miten saadaan ihmiset takaisin työpaikalle ja miten vahvistetaan yhteisöllisyyttä pitkän etäjakson jälkeen. VTT:llä rakennetaan tulevaisuuden työtä kokeillen ja kuunnellen. Kohtaamiset ja yhteisöllisyyden vahvistaminen ovat asioita, joita VTT:läiset ovat kaivanneet.
Teemme töitä joustavasti etänä ja läsnä. Jokainen on tervetullut työpaikalle kaikkina päivinä, ja etätyötä on mahdollista tehdä kolmena päivänä viikossa. Joustavan työn malli otettiin käyttöön tammikuussa 2023.
Tarve läsnä- ja etätyön parhaiden puolien yhdistämiselle on tunnistettu, mutta käytännöt ja mallit hybridityön toteuttamiseen hakevat työelämässä vielä muotoaan.
”VTT on eturintamassa kehittämässä uutta työelämää, ja kokeilemme aktiivisesti uusia työskentelymalleja, jotka tukevat yhteistyötä ja yhteisöllisyyttä – innovaatiotyön elinehtoja. Päämääränä on rakentaa VTT:stä maailman merkityksellisin työpaikka, jossa voi tehdä mielekästä työtä ja kehittyä jatkuvasti. Tämän lisäksi halumme mahdollistaa VTT:läisille kulttuurimme kulmakivien ilon, rohkeuden ja uteliaisuuden kokemukset”, sanoo VTT:n henkilöstöjohtaja Kirsi Nuotto.
Maailman merkityksellisimmän työpaikan rakentamisessa ja uusien työskentelymallien kokeilemisen muutosajureina VTT:llä toimivat luovuus, innovaatiotoiminta ja työmme vaikuttavuus, oppiminen ja kehittyminen, verkostot ja yhteistyö kollegoiden kanssa, uusien VTT:läisten integroiminen työyhteisöön sekä hyvinvointi ja sitoutuminen.
Joustava työkulttuuri vastaa VTT:läisten toiveisiin
VTT:llä työskenneltiin jo ennen pandemiaa monipaikkaisesti: työtä tehtiin toimistoilla, laboratorioissa ja muissa tutkimustiloissa, asiakkaiden luona ja etänä.
”Se, että meille oli arkipäivää kokoustaa fyysisesti eri puolilta Suomea, oli etuna, kun jouduimme siirtymään mahdollisimman pitkälti etätöihin pandemian alettua. Joustavuus on yksi kulttuurimme vahvuuksista, ja haluamme pitää siitä kiinni”, sanoo Nuotto.
Etätyöskentely on usein tehokasta, kun taas läsnätyö ruokkii luovuutta ja innovatiivisuutta sekä vahvistaa vuorovaikutusta yhteisössä. Ihminen kaipaa rinnalleen toisia ihmisiä, myös töitä tehdessä. Erityisesti uudet työntekijät – joita VTT:lle on pandemian aikana rekrytoitu noin 700 – haluavat tutustua työyhteisöönsä ja rakentaa verkostojaan.
Hybridityöskentelyssä yhdistyvät etä- ja läsnätyön parhaat puolet. Hybridityössä voidaan myös tutkimusten mukaan parhaiten, ja koetaan eniten työn imua ja tyytyväisyyttä työhön. Joustava hybridityömalli on VTT:llä sekä työntekijöiden toive että johdon tahtotila.
Pandemian tarjoamin opein uudenlaiseen tulevaisuuden työelämään
Kun pandemia käynnistyi maaliskuussa 2020, VTT:llä siirryttiin mahdollisimman pitkälti etätyöhön. Noin 400 VTT:läistä jatkoi kuitenkin työskentelyä laboratoriotiloissa koko pandemian ajan. Tiiviimmän etätyöjakson aikana VTT:n New Work @VTT -ohjelmassa kokeiltiin aktiivisesti erilaisia keinoja tukea henkilöstön hyvinvointia ja ylläpitää yhteishenkeä.
”Etätyöaika opetti meille paljon hyviä käytäntöjä, helpotti tunnetusti työ- ja vapaa-ajan tasapainoa sekä lisäsi online-kokouksiin osallistuvien tasa-arvoa, kun käytännössä kaikki olivat etänä. Haluamme ottaa etäajan parhaat opit ja luoda uudenlaista yhteisöllisyyttä. Emme voi palata pandemiaa edeltävään aikaan, emmekä halua jäädä pandemia-ajan ”tehoetäilyyn” vaan rakentaa ihan uudenlaista tulevaisuuden työelämää sekä yhteisöllisyyttä, joka mahdollistaa erilaisia kohtaamisia. Siinä me uskomme kokeilujen voimaan ja rakennamme tulevaisuuden työtä askel kerrallaan kokeillen”, sanoo viestintätiimiä ja VTT:n kulttuurityön kehittämistä vetävä Leena Rantasalo.
Paluu etätyöstä toimistolle on tapahtunut vaiheittain. Ensimmäisen kerran sitä yritettiin vuoden 2020 syksyllä, jolloin tarkoitus oli työskennellä ryhmittäin ja vuoroviikoin toimistolla. Uuden korona-aallon vuoksi kokeilu jäi lyhyeksi. Vuonna 2021 henkilöstöä kannustettiin jälleen toimistolle. Kannustimme luomaan ja sopimaan läsnätyön käytäntöjä tuolloin tiimeissä, ja työtä tehtiin pandemiatilanteen ehdoilla huomioiden laajat terveysturvalliset käytännöt.
Vuonna 2022 pandemia hellitti ja laajempi paluu läsnätyöhön oli viimein mahdollista. VTT:läiset kaipasivat kohtaamisia toimistolla, mutta myös ohjeita uusista käytännöistä. Erityisesti tiiminvetäjät toivoivat suuntaviivoja siihen, kuinka hybridityötä toteutettaisiin onnistuneesti. Mallia ei haluttu määritellä tarkasti organisaatiotasolla, mutta yleisille raameille oli selvä tilaus.
Läsnätyökokeilu loi pohjaa joustavalle hybridityölle
Joustavan työskentelyn raameja lähdettiin hakemaan VTT:llä läsnätyökokeilun avulla. Kaksiviikkoinen kokeilu toteutettiin syyskuussa 2022, ja sen aikana henkilöstöä kannustettiin vahvasti työskentelemään toimistolla. Työntekijöiden määrä eri toimipisteillä kasvoi kokeilun aikana noin 12 %.
Työskentelyä ja henkilöstön tunnelmia havainnoitiin kokeilun aikana ahkerasti, ja VTT:läisiltä kerättiin kyselyn avulla palautetta kokeilusta. Vastauksia saatiin lähes 640:ltä henkilöltä, ja avointa palautetta kertyi yli 500 sivua – ihmisillä oli vahva tarve jakaa tuntojaan työn tekemisen tavoista.
”Palautteesta ilmeni selvästi, että VTT:läiset haluavat tehdä hybridityötä ja olla keskimääräisesti noin kaksi päivää viikossa toimistolla. Yhteiset hybridityöskentelyn raamimme vastaavat tähän toiveeseen”, kertoo viestintäpäällikkö Eeva-Liina Kyöstilä VTT:ltä.
VTT:läiset kertoivat kaipaavansa työssä erityisesti satunnaisia ja epävirallisia kohtaamisia kollegoiden kanssa. Läsnätyöltä odotettiin myös mahdollisuuksia yhteiseen ideointiin. Etätyön suurimpana etuna nähtiin puolestaan työpaikalle siirtymisestä säästyvä aika.
Toisaalta palautteissa pohdittiin sitä, kuinka toimistotilat vastaavat muuttuneen työn vaatimuksiin. Esimerkiksi Teams-palaverit ovat lisääntyneet selvästi, ja samalla erilaisten neuvottelutilojen ja hiljaisten huoneiden tarve on kasvanut. Tätä palautetta on kuunneltu VTT:llä tarkasti, ja henkilöstön siirtyessä uuteen joustavaan työmalliin muutosten tarpeet täsmentyvät.
Entiseen ei ole paluuta – mutta pandemia-aikaan ei pidä jämähtää
VTT:n hybridityöskentelyssä on nyt käsillä vaihe, jossa sekä organisatoriset että projektitiimit lähtevät rakentamaan omia käytäntöjään sovittujen raamien puitteissa. Tiimien jäsenet sopivat keskenään esimerkiksi siitä, kuinka läsnä- ja etätyöpäivät ajoitetaan ja erityisesti siitä, mitä me haluamme eri työn tekemisen tavoilla kulloinkin saavuttaa.
VTT tukee ja kannustaa henkilöstöä työelämän uusien käytäntöjen rakentamisessa. Materiaaleja joustavan työn tueksi on tarjolla runsaasti, ja VTT on myös käynnistänyt pilottihankkeen hyvien hybridikokousten käytäntöjen opetteluun. Mahdollisuuksia merkityksellisiin kohtaamisiin toimistolla on paljon, ja orastavat merkit kertovat, että tiimit ovat löytämässä ja kokeilemassa niitä.
”Pandemia on muuttanut työskentelyämme pysyvästi, eikä sitä edeltäneeseen aikaan ole paluuta. Silti ei pidä myöskään jämähtää pandemian aikaisiin käytäntöihin, kun niille on taas vaihtoehtoja. Keskitymme nyt siihen, kuinka joustava työskentely saadaan toimimaan mahdollisimman hyvin niin työntekijöiden kuin koko organisaation kannalta”, sanoo Rantasalo.
“Parhaat käytännöt syntyvät keskustellen ja kokeillen arjessa – tekojen kautta”, kiteyttää Rantasalo.
