VTT:n tapahtumien hallinnan tietosuojailmoitus

1. Henkilötietojen käsittelyn kohde

VTT:n tapahtumien hallinnoimiseksi käsiteltävät henkilötiedot
 

2. Rekisterinpitäjä, tietosuojavastaava ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä:

Teknologian Tutkimuskeskus VTT Oy (”VTT”), Y-tunnus: 2647375-4,
Tekniikantie 21, 02150 Espoo

VTT Group-yhtiöihin kuuluvat VTT Ventures Oy, VTT Holding Oy ja VTT International Oy. Yhtiöt toimivat tapauskohtaisesti itsenäisenä rekisterinpitäjänä tai VTT:n kanssa yhteisrekisterinpitäjänä (esim. yhteiset tapahtumat) tämän tietosuojailmoituksen alla.

Mikäli kyseessä on VTT:n ja toisen organisaation yhteisiin tarkoituksiin järjestettävä tapahtuma (esim. tutkimusyhteistyökumppaneiden yhteistapahtuma), kyseeseen voi tulla näiden yhteisrekisterinpitäjyys. Ilmoitamme tapahtumajärjestäjät tapahtumakutsussa.

VTT:n tietosuojavastaava:

Osoite: Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy, Kirjaamo, PL 1000, 02044 VTT
Sähköposti: [email protected] (tietosuojavastaava ja tietoturvapäällikkö sijaisineen)

Tapahtumahallintajärjestelmien yhteyshenkilö:

Sähköposti: [email protected]
 

3. Käsiteltävät henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteröidyt ovat henkilöitä, joita kutsutaan tai jotka ilmoittautuvat ja osallistuvat VTT:n järjestämiin ja hallinnoimiin tapahtumiin, mukaan lukien VTT:n nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat, sidosryhmäorganisaatioiden edustajat (mm. rahoittajat, vaikuttajat), kumppanit, julkaisujen tilaajat, VTT:n työntekijät, palveluntuottajat, yhteistyötahot ja muut intressiryhmät.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyy tapahtumakohtaisesti seuraavia henkilötietoryhmiä:

• Perustiedot, kuten etunimi, sukunimi, organisaatio, nimike, etuliite
• Yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, kaupunki
• Tapahtumiin liittyvät lisätiedot, kuten vapaaehtoinen tieto allergioista tai toive erityisruokavalioista sekä muut tapahtumaan liittyvät relevantit lisätiedot (tallennetaan ainoastaan kyseisen tapahtuman järjestämisen ja hallinnoimisen ajaksi)
• Mahdolliset kuvat ja videot tapahtumista, joissa henkilö voi esiintyä (valokuvaamisesta ilmoitetaan erikseen tapahtumakohtaisesti)
• Mahdolliset maksu- tai laskutustiedot, mikäli kyseessä on maksullinen tapahtuma
• Suostumustieto, kuten mahdollinen mainontalupa, suostumuksen keräämiseen tai kirjaamiseen liittyvät tiedot, sekä mahdollinen tieto käsittelyn vastustamisesta

Jos henkilö ei toimita välttämättömiä tietoja, joita edellytetään tapahtumaan rekisteröitymiseksi, VTT ei voi hyväksyä rekisteröitymistä ja sitoutua henkilön ja VTT:n väliseen tapahtumaan osallistumista koskevaan sopimukseen.
 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään tapahtumien järjestämiseen ja hallinnointiin, sisäiseen kehittämiseen, raportointiin, palautteiden keräämiseen sekä markkinointiin ja erilaiseen tapahtumiin liittyvään yhteydenpitoon henkilön kanssa ja tapahtumakutsuihin. Tapahtumia voidaan myös järjestää yhteistyössä VTT:n yhteistyö- tai sopimuskumppaneiden kanssa. VTT järjestää myös tapahtumia ja koulutustilaisuuksia työntekijöilleen.

Henkilötietoja käsitellään myös verkostoitumisen mahdollistamiseen. Tapahtuman yhteydessä voidaan tarjota henkilölle mahdollisuus verkostoitumiseen muiden osallistujien kanssa esimerkiksi mobiiliapplikaation avulla, sillä edellytyksellä että henkilö on antanut suostumuksensa siihen, että hänen syöttämänsä tiedot näkyvät muille käyttäjille applikaatiossa.
 

5. Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimussuhteeseen, rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen tai suostumukseen.

Sopimus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste voi olla sopimuksen täytäntöön paneminen tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen rekisteröidyn pyynnöstä. Tapahtumahallinnan osalta henkilötietojen käsittely voi perustua henkilön sopimuksen täytäntöön panemiseen sekä soveltuvin osin suostumukseen (esim. kuvaaminen kaupalliseen käyttöön, erityistapauksissa käsiteltävät erityiset henkilötietoryhmät). Silloin kun VTT järjestää sisäisiä tapahtumia tai koulutustilaisuuksia työntekijöilleen, käsittely perustuu VTT:n oikeutettuun etuun tai työsopimuksen velvoitteisiin.

Oikeutettu etu

Tapahtumien yhteydessä rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla voidaan tallentaa ja esittää tallenteita sisäisen ja ulkoisen viestinnän tarkoituksissa. Mahdollisesta valokuvaamisesta ilmoitetaan tapahtuman yhteydessä, jolloin henkilö voi valita osallistumisensa kyseiseen aktiviteettiin. VTT voi myös lähettää tapahtumakutsuja oikeutetun edun nojalla relevanteille kontakteilleen.

Markkinoinnin osalta henkilötietoja käsitellään lisäksi rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on oikeus harjoittaa perusteltua markkinointia ja liiketoimintaa. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä myynti- ja markkinointitarkoituksiin: VTT:n sidosryhmien, asiakassuhteiden hallinnan ja markkinoinnin tietosuojailmoitus.

Lakisääteinen velvoite

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen mukainen lakisääteinen velvoite, kun käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Tästä on kyse esimerkiksi silloin, kun henkilötietoja käsitellään laskutus- ja kirjanpitotarkoituksiin.

Suostumus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on suostumus silloin kun henkilö aktiivisesti antaa suostumuksensa kyseiseen käsittelyyn, kuten luvan suoramarkkinointiin. Suostumusta voidaan pyytää mm. kuvattaessa kaupalliseen käyttötarkoitukseen, erityistapauksissa erityisten henkilötietoryhmien käsittelyyn sekä muiden kuin perushenkilötietojen (esim. yhteystiedot, kuva, profiilitiedot) jakamiseen muille tapahtumaosallistujille (esim. henkilön täydentäessä tiedot match-making mobiiliapplikaatiossa). Mikäli käsittelyn oikeusperuste on suostumus, tästä tiedotetaan rekisteröidylle erikseen ja samalla kerrotaan millä tavoin suostumuksen voi peruuttaa.
 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään lähtökohtaisesti henkilöltä itseltään. Lisäksi voidaan hyödyntää VTT:n markkinointirekisterin tietoja sekä VTT:n asiakastietoja. Tietoja voidaan vastaanottaa myös osana tapahtumien ryhmäilmoittautumisia.
 

7. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

VTT hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä ulkoisia palveluntuottajia, kuten järjestelmäpalveluntarjoajia ja tapahtumatoimistoja. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja VTT:n lukuun, mukaan lukien myynnin-, markkinoinnin- ja tapahtumahallinnan järjestelmät (mm. Salesforce, Hubspot, Lyyti), tapahtuma- ja webinaarialustat, mobiiliapplikaatio, sekä tapahtuman järjestämisen yhteistyökumppanit ja palveluntarjoajat, kuten tapahtumatoimistot, pitopalvelu, majoitus- ja kuljetusliikkeet ja muut vastaavat toimijat. 

VTT voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä tai luovuttaa henkilötietoja yhteistyötahoille tapahtumienhallintatarkoituksiin ilmoittautumisten ja tapahtumien aikana. Mikäli kyseessä on yhteisrekisterinpitäjyys, yhteisrekisterinpitäjät voivat käsitellä henkilötietoja tapahtuman ja käsittelytarkoituksen edellyttäessä. Henkilötietoja ei luovuteta yhteistyökumppaneille tai muille kolmansille osapuolille muihin tarkoituksiin.
 

8. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja siirtyy EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Tietojen siirrossa noudatetaan tietosuoja-asetuksen asettamia vaatimuksia arvioiden riskit asianmukaisesti. Mikäli Euroopan komissio ei ole katsonut kohdemaan tietosuojan tasoa riittäväksi, VTT voi käyttää muun muassa toimivaltaisten viranomaisten kulloinkin hyväksymiä kansainvälisiä tiedonsiirtoja varten laadittuja vakiosopimuslausekkeita ja muita toimenpiteitä tiedon suojaamiseksi. Lisätietoja henkilötietojen siirtoihin liittyen voi tiedustella rekisterinpitäjältä erikseen.
 

9. Automaattisen päätöksenteon, erityisesti profiloinnin olemassaolo

Henkilötietoja ei käsitellä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin tapahtumienhallinnointitarkoituksissa.

Henkilötietoja voidaan käsitellä profilointitarkoituksiin käyttäjän suostumuksen perusteella markkinoinnin, viestinnän ja myynnin kohdentamiseen henkilön mielenkiinnon kohteiden ja preferenssien mukaisesti, erityisesti suoramarkkinointiin liittyen. Automaattista päätöksentekoa tai sellaista profilointia, johon liittyisi vaikutuksiltaan merkittävää päätöksentekoa tai päätöksentekoa, jolla on henkilöä koskevia oikeusvaikutuksia, ei tehdä. Ks. lisätietoja VTT:n Evästekäytännöistä.
 

10. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai rekisterinpitäjän lakisääteisten tai sopimuksellisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

VTT:n markkinointi- ja tapahtumahallinnan järjestelmissä ei pääsääntöisesti säilytetä henkilöiden tietoja pidempään kuin kaksi (2) vuotta viimeisimmästä aktiviteetista, johon rekisteröity on liittynyt. Tapahtumakohtaiset lisätiedot poistetaan tai anonymisoidaan viimeistään kahden (2) kuukauden kuluttua viimeisimmästä tapahtumasta, johon henkilö on kutsuttu tai osallistunut, ellei muuta käsittelyn oikeusperustetta tämän jälkeen ole. 
 

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein luvattomalta käsittelyltä ja pääsyltä. Suojatoimenpiteet ovat järjestelmäkohtaisia, mutta näihin lukeutuvat aina rajatut käyttöoikeudet, pääsynhallinta sekä tietoturvaratkaisut, kuten palomuurit. Lisäksi tiedot suojataan kulunvalvonnan, tilaratkaisujen ja tilojen muiden turvallisuusjärjestelyjen avulla. VTT:llä ainoastaan käsittelyyn työtehtäviensä suorittamiseksi pääsyn tarvitsevat henkilöt saavat käsitellä tässä tietosuojailmoituksessa kuvattuja henkilötietoja ja henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon.
 

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä on seuraavat tietosuojaoikeudet, jotka vaihtelevat käsittelyn oikeusperusteen mukaan. Rekisteröity voi toteuttaa näitä oikeuksiansa olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään kirjallisesti, mieluiten sähköpostitse, tai muilla alla kuvatuilla tavoilla. Rekisteröidyn on hyvä lähettää sähköposti siitä osoitteesta, jonka hän olettaa olevan häntä koskevissa tiedoissa VTT:llä. VTT voi lisäksi tarvittaessa pyytää lisätietoja tai -selvitystä henkilöllisyyden varmentamiseksi.

Oikeus peruuttaa suostumus    

Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn. Suostumuksen peruminen tapahtuu ilmoittamalla siitä VTT:lle, mieluiten sähköpostitse osoitteeseen: [email protected]. Henkilö voi hallita suostumuksiaan myös tilaussivustolla.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja sekä oikeus saada pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot käsittelystä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada oikaistua epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä ja puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot tietosuoja-asetuksen asettamissa rajoissa.

Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot mm. seuraavissa tilanteissa: (i) niitä ei enää tarvita tarkoituksiin, joihin ne kerättiin tai joihin niitä muuten käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen eikä käsittelyyn ole muuta perustetta; (iii) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; (iv) henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; tai (v) rekisteröity vastustaa käsittelyä rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla eikä rekisterinpitäjällä ole muuta perusteltua syytä jatkaa käsittelyä.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rajoitusta henkilötietojen käsittelyyn tietosuoja-asetuksen mainitsemissa tilanteissa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rajoitusta henkilötietojen käsittelyyn mm. seuraavissa tilanteissa: (i) rekisteröity kiistää tietojen paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, henkilöllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

Suoramarkkinointi: Henkilö voi vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ilmoittamalla suoramarkkinointia koskevan vastustuksensa kirjallisesti VTT:lle, mieluiten sähköpostitse osoitteeseen: [email protected]

Profilointi: Jos henkilö ei halua tulla profiloiduksi, lisätietoja on saatavilla VTT:n Evästekäytännössä. Lisäksi henkilön on hyvä ilmoittaa profilointia koskeva vastustuksensa kirjallisesti VTT:lle, mieluiten sähköpostitse osoitteeseen: [email protected]

Oikeus tehdä valitus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille, jos rekisteröity katsoo, että hänen tietosuojalainsäädännön mukaisia oikeuksiaan on loukattu. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot